8 tipů, jak ve firmě ušetřit za tisk

Drtivé většině firem se nedá upřít upřímná snaha o efektivní snižování nákladů na tisk. Úspory však nejednou neodpovídají vynaloženému úsilí a navzdory srovnatelným podmínkám společnosti dosahují diametrálně odlišných výsledků. V čem tedy dělají některé firmy chybu, nebo přesněji řečeno, jak ve firmě ušetřit za tisk?

Firmy si moc dobře uvědomují, že tonery, inkoustové cartridge, kancelářský papír, energie na provoz zařízení, servis tiskáren či archivování nebo naopak likvidace papíru je ročně stojí nemalé finanční prostředky, které by mohly investovat mnohem smysluplněji. Není tedy divu, že se firmy pokoušejí dosáhnout úspor přijímáním různých opatření, včetně motivace svých zaměstnanců. Jak se však ukázalo, dobré slovo a různé motivační letáčky při snižování nákladů na tisk nemají prakticky žádný pozitivní efekt.

O něco úspěšnější byly firmy, které se nespoléhaly pouze na své zaměstnance a do boje nasadily software pro "bezpapírové kanceláře", který nahradil papírovou evidenci dokumentů a umožnil zaměstnancům přistupovat k dokumentům odkudkoliv. Ani bezpapírové kanceláře ale kupodivu nejsou zárukou úspěchu, protože nejvíce peněz ušetřily společnosti, které postupovaly rázněji a přijaly řadu opatření. My jsme z nich vybrali ty nejefektivnější, které se dají aplikovat v jakékoliv firmě.

1. Malé neefektivní tiskárny nahraďte jednou centrální

Receptem na snižování nákladů na tisk může být výměna starších tiskáren s vysokou cenou spotřebního materiálu za modernější, úsporné tiskárny. Řada tiskáren však stále znamená více spotřebního materiálu, proto bude ideální mít jednu centrální tiskárnu a tisknout přes počítačovou síť. Pokud navíc tiskárnu umístíte k zaměstnanci, který ji má na starosti, o úsporu máte postaráno.

2. Monitorujte zadávané tiskové úlohy

Moderní tiskárny dokážou zvýšit šetření tím, že monitorují, co konkrétní uživatelé nebo jednotlivá oddělení tisknou a v případě potřeby jim mohou povolit pouze schválený typ tisku. Pokud navíc zaměstnancům oznámíte, že se takové monitorování chystáte provádět v pravidelných intervalech, můžeme se vsadit, že náklady na tisk se sníží až o několik desítek procent.

3. Eliminujte omyly, firmu mohou stát mnohem víc, než si myslíte

Mýlit se je lidské a nikdo z nás není dokonalý, ale na omyly je potřeba se podívat i z druhé, finanční stránky. Pokud například chcete vytisknout pouze jednu stranu z 15 stranového dokumentu, ale zmýlíte se a vytisknete celý dokument, zbytečně jste ze 14 listů kancelářského papíru udělali tzv. šmírák. Ve větších firmách mohou takové omyly dosahovat tisíce stránek, které neúčelně zvyšují spotřebu kancelářského papíru i toneru.

4. Kromě omylů řešte i zapomnětlivost

Když jsme výše zmínili lidskou omylnost, uvědomili jsme si, že bude vhodné zmínit také zapomnětlivost. V důsledku stresu a vysokého pracovního nasazení totiž mohou zaměstnanci zapomenout na to, že si dané dokumenty už jednou vytiskli. Řešením může být odesílání tiskových úloh na server, kde čekají v řadě. Úloha se vytiskne až v momentě, kdy zaměstnanci přijdou k tiskárně a potvrdí tisk stisknutím tlačítka.

5. Písmo a okraje jsou zdánlivě zanedbatelné detaily, ale efektivní

K jednoduchým, ale osvědčeným metodám na snižování nákladů na tisk patří zmenšení písma. Pokud nastavení písma půjde ruku v ruce s nastavením okrajů, můžete počítat s celkem zajímavou finanční úsporou. U písma ale ještě chvíli zůstaneme.

6. Bez povšimnutí nenechte typ písma

Budete možná překvapeni, ale už dva obyčejné kliky myší stačí k tomu, abyste šetřili toner nebo inkoust. Mezi nejúspornější fonty písma patří Century Gothic, Calibri nebo Garamond, naopak Arial nebo Tahoma vyčerpávají náplně tiskáren nejvíce.

7. Šetřete kancelářský papír

Pokud přemýšlíte nad tím, jak ve firmě ušetřit za tisk, vaší pozornosti by neměla ujít gramáž kancelářského papíru. Na běžné tiskové úlohy použijte klasický kancelářský papír s nižší gramáží, při speciálních příležitostech (tisk reprezentativních materiálů atd.) sáhněte po dražším papíře s vyšší gramáží.

8. Duplexní tisk musí být samozřejmostí

V seznamu tipů přirozeně nemůže chybět duplexní, nebo chcete-li oboustranný tisk dokumentů, se kterým se podle zkušeností renomovaných firem dá dosáhnout až 40 % úspory nákladů na papír. Při snahách o šetření stojí za zvážení také černobílý tisk nebo tisk v nižší kvalitě.

• TIP: Ideální kancelářský papír do kanceláře